笔趣屋

1为你的读者而写（第2页）

如果信件的长度适合，不致于超过一屏，那么就把你的要求在结尾加以注明。

对于较长的信件，最好将你的要求在信的开头就提出来。

关于这个问题，我们的解释是：读者们往往都希望在第一屏文字中就能把握信息所要传达的全部要旨。他们往往不愿意阅读两页以上的长信件。如果你信件较长，可以考虑使用附件。

涉及到日期和时间问题，同学们的表述一定要确切。同学们自己可能非常清楚“星期一”或“下个月”是什么意思，但这并不意味着每位同学都清楚。到底是哪一个星期一呢?你最好加上日期：“4月25日，星期一”对于“下个月”，同学们到底是指从明天开始算起的那个月份，还是指明天开始的月份之后的那个月?为了消除歧义，所以最好详细加以说明。

◆结尾

省略正式的结束语。尽可能用一种礼貌的表达方式，例如“此致”或“谢谢你”、“再见”。

为对方回复自己的信件提供方便。传统的备忘录表格和信头上都写着方便读者联系自己的信息。然而在电子邮件上，惟一明显的联系信息就是你的邮件地址。但是如果接收者希望通过电话和你联系呢?如果他们想给你发一件隔夜快递呢?如果他们想把相关资料放在信箱里呢?

如果同学们信件的接收者没有自己的联系方式，那么就应该在信件结尾处注明自己的相关信息。这些信息应该包括电话号码、分机号码、传真号码以及详细地址并注明你的街道地址，因为快递服务机构并不会将物件投放到邮政物件箱中。你可以使用电子邮件程序自带的签名文件，非常容易地自动添加自己的联系方式。

◆电邮格式优化

对于现今学习任务繁重，功课繁忙的学生来说，他们很少会逐字逐句地去阅读任何形式的信件。大多数同学只不过是大体地浏览一下信件的内容。因此，你的信件格式，必须能够方便读者迅速地找到几个要点。

简化每一段落。只有一句话的段落可不可行呢?完全可行。

段与段之间要留出两行的空隙。没有这些段间空隙，对方就会很难区分出不同的要点。同时，它也充当了对方的视觉缓冲区。

使用圆点以区分不同的要点。

句首字母有时大写，有时小写。如果打字不是你的强项，那么这样做可能会减慢你的输入速度。但是它确实使文章变得更加易读。

不要通篇用大写字体。大写字体写成的文章会使人读起来非常累，而且会给人留下大声叫喊的印象。对方会很奇怪，为什么要对我这么叫嚣呢？!

不要将各句首字母都用小写。这样做会减慢读者的阅读速度。不同的句子会有堆集在一起的感觉，这会给阅读带来不必要的麻烦。它还能反映出你的粗心大意（或懒散的工作作风）。

限制使用粗体、斜体、下划线或者根本就不使用它们。如果你过多地使用特殊效果，它们也就不再特殊；它们会使你的字迹看起来杂乱无章，防碍内容的清晰度。而且，有一些效果也并非在任何文体中都适合。

选用整洁、传统的字体，如果你所选用的字体恰好是人们所熟悉的报纸或杂志所采用的，那么这篇文章的可读性就会大大提高。如果你青睐一些怪异的字体，那就把它们留作你个人信件的选择好了。

字号大小的选择尽量不要小于十磅，最好是选十二磅。别人需要从各种闪烁状况的计算机屏幕上读取你的信件，如果你输入的字号太小，别人看起来就会十分不便；字号太大，又会占用过多的空间。

将每行的字数控制在40到50之间。这是由于每行的字数越少，读者浏览起来就越迅速。而且，由于读者在阅读时目光要从左边的页白处扫到右边页白处，这时每行越短，读者扫视起来就越省眼睛。这可是长时间面对计算机荧屏时需要考虑的一个重要因素。

当一封信件足以充满两屏或多屏时，你可以考虑用一张表格将其内容归纳进来——只要这表格符合你的主题要求。把这个表格置于起始行的下面。为了节省空间，将原来纵向排列的内容横向排列。