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2快乐地回复电邮（第1页）

2．快乐地回复电邮

◆回复

电子邮件使用者们认为，只要他们一按“发送”，他们的信件就被发送出去了。所以他们望穿秋水般地等待着答复。但是信件被发送并不意味着信件被阅读——得等到接收者将信件从邮箱里拾起。在这一读一回复的过程中，可能要经历好长一段时间。

在某种程度上，对邮件回复的拖延实际上是对邮件使用初衷的一种极度无礼。养成每天查看两遍邮箱的好习惯，早上起床时浏览一遍，晚上睡觉时浏览一遍，迅速地回复与有关的各种信件。

当发送人所要求的信息恰恰是你现在没有的，同学们应该迅速地回复并确认你已经接收到他的要求。同时你还应该让发信人知道最早在什么时候你可以回复他所要求的信息。如果你没有对他的第一封信表示确认，那么他可能会失去等待的耐心或求助于其他人。

当使用“回复”选项回复发信人的信件时，请遵照下面的指引：

将主题栏的内容保持原样，不要去做任何改变。因为这个主题是发信人头脑中留下的，便于他在接到你的回信时进行查证。

要想为你回复的要点写上标题，可以使用正文区域顶端的“Re：”栏。

如果你只打算先回复一部分，那就注明什么时候你将回复其余的部分。例如：

来自发信人：主题：明天课程安排表

你的回复：Re：第一部分

周明：

附件“SYSTESTS”大体介绍了课程表的第一部分内容。

9月17日，星期三，你将能收到第二部分。

把你的回复内容置于你先前接收到的内容之前。（你的电子邮件程序会自动完成这项工作。）不要将你的回复内容写在发信人所写内容之内。

维持原主题不变，如果你想就另外一个主题与发信人进行交流，那么最好另发一封邮件。

◆传真

随着电子邮件使用量的增加，传真的使用量不断下降。但是传真仍不失为一种普遍的沟通方式。由于系统的不兼容性而不便或不能使用电子邮件发送的规则列表和多页文件，常常使用传真来发送。同时也有一部分人对传真情有独钟。

当你发送传真时，可以遵照下面的指示。

检查一下文件的打印质量和字迹清晰度。用传真发送对比度强烈的图形要比发送彩图或有阴影的图形效果更好，发送白色背影下的黑色字体最为清晰。

如果你想使自己的传真文件得到迅速的关注，最好事先给接收者打一个电话，礼貌地提示对方留意一下即将发送的传真。

节约纸张。如果你所发送的信息恰好一页，可以将“To／From”信息用方框框起来置于页面顶端。你要发送的信息位于它的下方。这样就没有必要再单独使用一张印有“传真”字样的封面。