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4信函沟通技巧（第1页）

4．信函沟通技巧

在通信时，除了发信人在写信时要遵守书信程式以外，通信双方在写信、发信以及收信等一系列具体环节上，均有许多技巧与规范应该掌握。

◆写信

在写信时，写信人应注意的主要问题是，要尽可能地使书信礼貌、完整、清楚、正确、简洁。

（1）礼貌。写信人在写信时，要像真正面对收信人一样，以必要的礼貌，去向对方表达自己的恭敬之意。其中的一个重要做法，就是要尽量多使用谦词与敬语。

例如，在信文前段称呼收信人时，可使用诸如“尊敬的”、“敬爱的”一类的提称词。对对方的问候必不可少，对对方亲友亦应依礼致意。在信文后段，还应使用规范的祝福语，等等。

（2）完整。在写信时，为了避免传输错误信息，必须使书信的基本内容“按部就班”，完整无缺。

例如，在信文中提到收到对方来信，或是在末尾落款时，不可一笔带过，而应准确到具体日期。一般要求写明几月几日，必要时还须写明何年何月何日何时。

在书写信封时，双方的邮编不可缺少。另外，在书写收信人及发信人地址时，要力求其完整，而不宜采用简称。惟有如此，方能确保书信被及时送达，或是因故被退还时不至于丢失。

（3）清楚。书写信函时，必须使之清晰可辨。要做到至关重要的一条，在书信里叙事表意时，要层次明、条理清、有头有尾。切勿天马行空、云山雾罩，令人疑惑丛生，不知所云。

（4）正确。在写信时，不论是称呼、叙事，还是遣词、造句，都必须认真做到正确无误。

在信中，坚决不要出现错字、别字、漏字、代用字或自造字，也不要为了省事，而用汉语拼音或外文替代不会写的字。

在书写收信人姓名、地址、以及爱称时，不应出现任何差错。

在信封上，于收信人姓名之后书写的称呼，是专供邮递员或带信人使用的，而并非发信人对收信人所用的称呼，因此像“爸爸”、“奶奶”、“小弟”之类的私人称呼，是不宜出现的。

（5）简洁。写信如同作文一样，同样讲究言简意赅，适可而止。在一般情况下，写信应当“有事言事，言罢即止”，切勿扬扬洒洒，无休无止，空耗笔墨，浪费时间。

当然应当避免为使书信简洁而矫枉过正，走另一个极端，过分地惜墨如金，而使书信通篇冰冷乏味。比方说，像“爸：没钱，快寄！”这样一封某大学生写给其父的电报式家书，连起码的人情味都没有，便是简洁失当了。

◆发信

写毕书信之后，写信者在准备寄发信件时，还有一系列的事情要做。在发信之时，下述礼仪规范亦不可不知。

（1）折叠。写好信后，将信笺装入信封时，不可令其过大或过小。在折叠信笺时，既不要随手乱折，也没有必要搞上缠下绕，边角对插，过分神秘。

折叠信笺的常规方法有四：一是先将信笺三等分纵向折叠，然后再将其横折，并令其两端一高一低。此法叫作“以低示己法”，意在表示谦恭之意。

二是在折叠信笺时，有意将收信人姓名外露。它叫“外露姓名法”，可令收信人产生亲切感。

三是先将信笺纵向对折，随即在折线处再往里卷折1厘米～2厘米宽，最后再将其横向对折。此法叫作“公函折信法”，多用于因公通信。

四是将信笺先横向对折两次，然后再将其纵向折叠到可以装入信封之中的长度。此法称为“随意折叠法”，适用于日常通信之时。

（2）装入。折好信笺，将其正式装入信封时，要注意的问题是：一定要将其推至信封的顶端，并且令其与信封的封口之处留有大约1厘米左右的距离。这样做的好处是，收信人将来拆阅书信时，因为发信人早已“留有余地”，信笺便不易被“伤筋动骨”，影响阅读了。